Politique de confidentialité

1. Préambule

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») est établie conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD ») (Règlement UE 2016/679) applicable dans l’ensemble des États membres de l’Union européenne, ainsi qu’aux lois nationales spécifiques en vigueur dans chaque pays où nos filiales opèrent.

Cette Politique reflète les engagements du Groupe Sewan en matière de protection des Données Personnelles et constitue une référence commune pour toutes nos filiales situées dans l’Union européenne où nous exerçons nos activités.

Cette Politique vise à garantir une gestion cohérente et transparente des Données Personnelles pour toutes les Personnes Concernées, clients et partenaires, indépendamment de leur localisation.

SEWAN s’engage à respecter toutes les obligations résultant de l’application de la réglementation applicable en matière de protection des Données à Caractère Personnel.

Cette Politique décrit les traitements de Données Personnelles effectuées par SEWAN dans le cadre de la fourniture des Services, pour lesquels SEWAN agit en qualité de Responsable de Traitement. Lorsque SEWAN agit en qualité de Sous-Traitant, les obligations et engagements sont spécifiquement définis dans les contrats conclus entre les parties à ce titre.

2. Définitions

Les termes commençant par une majuscule qu’ils soient au singulier ou au pluriel sont définis ci-dessous ou dans les documents contractuels liant les Parties :

Client : Toute personne physique ou morale bénéficiant des Services de SEWAN soit en parce qu’elle a souscrit directement ou via un de ses partenaires
Donnée Personnelle ou Donnée à Caractère Personnel : Désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «Personne Concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des Données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou social.
Personne Concernée : Désigne la personne physique à laquelle sont relatives les Données Personnelles.
Réglementation : Désigne l’ensemble des lois et règlements applicables en matière de protection des Données Personnelles incluant notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») et toute législation nationale spécifique en vigueur dans le territoire concerné. A titre d’exemple : En France, la loi dite « Informatique et Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ; En Belgique : la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ; Aux Pays-Bas : la loi d'exécution de l'AVG (Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming) ; En Espagne, la Loi Organique 3/2018, du 5 décembre, relative à la Protection des Données Personnelles et à la garantie des droits numériques
Responsable de Traitement : Désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens d’un Traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser.
Service : Désigne la ou les prestations fournies par SEWAN.
Sous-Traitant : Le Sous-Traitant est la personne qui traite des Données pour le compte d’un autre organisme (« le Responsable de Traitement »), dans le cadre d’un Service ou d’une prestation.
Traitement : Désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des Données Personnelles ou des ensembles de Données Personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Violation de Données Personnelles : Désigne la violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de Données Personnelles transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à des Données Personnelles.

3. Quelles catégories de Données Personnelles traitons-nous ?

Dans le cadre de son activité SEWAN veille à traiter uniquement les Données Personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire à la réalisation des Services souscrits par le Client conformément au principe de minimisation (article 5.1.c du RGPD).

SEWAN traite les catégories de Données Personnelles suivantes :

Données d’identification/Données de contact : civilité, nom, prénoms, société, poste occupé, adresse postale, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), adresse de courrier électronique, identifiants techniques de la Personne Concernée ;
Données de connexion et d’usage des Services : logs de connexion, identifiants publicitaires, adresse IP, notamment ;
Données relatives au support fourni dans le cadre de la fourniture de nos Services : informations figurant sur les tickets d’incidents ou dans les enregistrements téléphoniques d’une Personne Concernée signalant un incident.
Données d’interactions avec nos Services : compte rendu d’interventions, adresses IP utilisées pour visiter notre site, utiliser nos applications et consulter nos e-mails (système d’exploitation utilisé, type d’équipement, etc.) ;
Données relatives à la transaction et au suivi de la relation commerciale : numéro de transaction, détail de l’achat, de l’abonnement, du produit ou Service souscrit, adresse de livraison, historique des achats et des prestations de Services, retour des produits, correspondances avec le Client et service après-vente, échanges et commentaires des Clients et prospects, personne(s) en charge de la relation Client… ;
Données relatives aux règlements des factures : notamment moyens de paiement, données de facturation, modalités de règlement des factures, remises consenties, soldes et impayés ;
Données de profil : par exemple les retours d’informations et réponses aux enquêtes ;
Données de trafic et d’acheminement des communications ;
Données hébergées : Données Personnelles de la Personne Concernée qui peuvent être enregistrées ou conservées (par exemple, les annuaires), données que la Personne Concernée confie à Sewan dans le cadre de l’utilisation du Service (données hébergées) ;
Cookies et autres traceurs déposés sur notre site web et nos applications. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre politique cookies.

4. Pourquoi traitons-nous vos Données Personnelles ?

Dans le cadre de son activité SEWAN veille à ce que les Données Personnelles soient traitées de manière licite pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, conformément à l’article 5.1.a et 5.1.b du RGPD. Vos Données Personnelles peuvent notamment être traitées dans les conditions de licéité et finalités suivantes :

Base légale : exécution du contrat
Finalités :
- Facturation des Clients
- Gestion des abonnements et d’utilisation des Services
- Gestion des équipements- Gestion des commandes
- Interventions sur le site du Client
- Formations aux outils pour le Client
- Déploiement du réseau
- Authentification et identification sur le portail Client de SEWAN
- Communication Clients dans le cadre des opérations de maintenance technique
- Gestion des impayées
- Traitement des réclamations et des résiliations
- Hébergement de Données des Personnes Concernées
- Communications nécessaires à l’exécution du contrat
Base légale : Intérêts légitimes
Finalités :
- Lutter contre la fraude
- Gestion des impayés
- Déploiement des produits et des Services Sewan
- Déploiement du réseau
- Sécurisation des technologies de l’information
- Réponse aux enquêtes de satisfaction dans le but de déterminer les axes d’amélioration de nos Services
- Réalisation d’études statistiques
- Formation des salariés de SEWAN en s’appuyant sur les grilles d’analyse et/ou les enregistrements dans un intérêt pédagogique pour le salarié- Evaluation des salariés de SEWAN
Base légale : Consentement
Finalités :
- Améliorer la qualité de Service sur nos réseaux par collecte d’informations du terminal
- Identifier les prospects ou le Client et ses besoins ou offres
- Faire des recommandations personnalisées aux Clients
- Proposer des offres ciblées et adaptées aux Clients de SEWAN et ses filiales

· Base légale : Obligation légale et réglementaire
Finalités :
- Archiver les données comptables et juridiques
- Répondre aux demandes de tiers autorisés par la règlementation
- Répondre aux réquisitions des autorités
- Gérer les demandes d’exercice des droits des Personnes Concernées
- Gestion des précontentieux et contentieux
- Prévention de la fraude et application des sanctions rattachées.

5. Qui traite vos Données Personnelles ?

Afin d’accomplir les finalités mentionnées ci-dessus, vos Données Personnelles sont transmises uniquement à des destinataires habilités et compétents, conformément à la règlementation en vigueur, à savoir :

Les services internes de SEWAN
Les Sous-traitants et éventuels prestataires de SEWAN. SEWAN exige de ses Sous-Traitants qu'ils respectent des obligations équivalentes à celles qui lui sont imposées au titre de la présente Politique de confidentialité.
Le tableau suivant décrit les entités juridiques agissant en qualité de Sous-Traitant autorisées par SEWAN : voir le tableau.
Les autorités compétentes à leur demande en réponse à une procédure judiciaire, à des recherches judiciaires, des sollicitations d’informations ou afin de se conformer à d’autres obligations légales.

6. Quid des transferts hors Union-Européenne ?

Les Données Personnelles collectées sont susceptibles d’être traitées hors de l’Union-Européenne. Dans ce cas, SEWAN prend les dispositions nécessaires avec ses Sous-traitants et partenaires pour garantir un niveau de protection des Données Personnelles adéquat et ce en tout conformité avec le RGPD et les lois applicables en matière de protection des Données à caractère Personnel. A cet effet, SEWAN veille à ce que ces transferts soient encadrés par des mécanismes juridiques appropriés, tels que des Clauses Contractuelles Types (« CCT »), ces dernières étant transmissibles par Sewan au Client sur demande.

7. Comment sécurisons-nous vos Données Personnelles ?

SEWAN a défini des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos Données Personnelles. Les mesures prennent en compte la catégorie des Données Personnelles et le niveau de risque que présente le traitement.

En ce sens nous avons mis en place :

Une Politique de Sécurité de l’Information (PSI), préalablement établie dans le cadre de notre certification ISO 27001
Une sensibilisation des collaborateurs SEWAN aux enjeux et bonnes pratiques autour de la protection des Données Personnelles
La sécurité des accès physiques et logiques
La sécurité de l’exploitation
La sécurité des actifs
La sécurité dans les relations avec les Sous-traitants

En cas de Violation de Données Personnelles, SEWAN suivra des procédures internes strictes, y compris la notification à toute autorité concernée et aux Personnes Concernées, lorsque cela sera requis par la loi ou en vertu de nos obligations contractuelles.

SEWAN notifiera, le cas échéant, en fonction de l’appréciation du risque, les autorités de contrôle telles que la CNIL en France dans les délais impartis conformément à l’article 33 du RGPD mais également si nécessaire les Personnes Concernées, en application de l’article 34 du RGPD. SEWAN pourra conduire, si cela se révèle approprié, un audit interne pour identifier ladite violation, évaluer son impact et prendre toutes les mesures correctives appropriées. Les actions correctives pourront inclure la modification des processus mis en place, l’amélioration des mesures de sécurité ou encore la formation continue des employés.

8. Quelle est la durée de conservation de vos Données Personnelles ?

SEWAN conserve vos Données Personnelles pour des durées permettant d’accomplir les finalités citées à l’article 4 des présentes. La durée de conservation de ces Données dépend de chaque finalité de traitement. Lorsque la loi nous l’impose, nous conservons certaines informations pour une durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires applicables dans le cadre de notre activité d’opérateur télécom.

9. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez de différents droits sur vos Données Personnelles.

En notre qualité de Responsable de Traitement, vous pouvez nous demander à tout moment l’accès aux Données Personnelles vous concernant, leur rectification, leur effacement (dans la mesure où cela n’empêche pas la bonne exécution de notre relation contractuelle ou le respect des obligations légales) et la limitation d’un ou plusieurs traitements particuliers de Données Personnelles vous concernant, dans les conditions prévues par la Réglementation.

Vous disposez par ailleurs du droit de vous opposer à un traitement de vos Données Personnelles dans les conditions fixées par la Réglementation.

Il est donc important que les informations que vous transmettez à SEWAN soient exactes et à jour, et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

10. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits relatifs à vos Données Personnelles en contactant le délégué à la protection des Données ou le contact approprié selon votre région :

Pour Sewan (France) et Sewan Belgium :

Adresse postale : Comité Délégué à la Protection des Données, 2 Cité Paradis, 75010 Paris
Email : dpo@sewan.fr

Pour Sewan España, SL

Adresse postale : Comité Delegado de Protección de Datos, Avenida de Manoteras 22, naves 73-74, 28050 Madrid

Email : dpd@sewan.es

Pour Sewan Nederlands :

Adresse Postale : Science Park Eindhoven 5218, 5692EG Son en Breugel

Email : info@sewan.nl

SEWAN vous fournira les informations sur les mesures prises à la suite de votre demande dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande conformément à l’article 12 du RGPD. Dans le cas où votre demande présente un degré de complexité et/ou dans le cas où SEWAN fait face à un nombre de demandes important, le délai de réponse pourra être prolongé de deux mois. Dans ce dernier cas, SEWAN vous fournira, dans un délai d’un mois après la réception de votre demande les motifs de la prolongation. Par ailleurs, conformément à l’article 12.5 du RGPD, lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, SEWAN peut exiger le paiement des frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, ou refuser de donner suite à ces demandes.

11. Introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de votre autorité compétente (France : auprès de la CNIL, Espagne : auprès de la AEPD, Belgique : auprès de l’ADP, Pays-Bas : auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens).

12. Langue de référence

En cas de divergence ou de problème d’interprétation lié à la traduction de la Politique, la version rédigée en français prévaut sur toute autre version.